东莞绥宁商会设有秘书长信箱, 这个信箱是商会专门为全体会员以及社会各界人士建立的意见征集渠道, 同时也是进行事务咨询和问题反馈的专用通道, 该信箱由商会秘书长亲自负责管理、批示和回复, 下面是关于该信箱使用方法的具体规范与操作指引。
秘书长这个信箱, 它是支持通过线上进行提交、通过线下进行提交, 以及通过邮寄方式进行提交这总共三种方式的。
通过线上提交的话, 你得先登录到东莞绥宁商会的官方网站上, 然后在所谓的“会员服务”这个板块里面找, 或者在“联络窗口”的那个栏目里找, 最终目的就是要找到那个叫做“秘书长信箱”的入口, 接下来按照页面上面给出的那些提示去填写相关的表单内容, 把需要上传的附件也进行上传操作, 然后再点击提交按钮完成提交动作。
线下提交这个意思就是说, 你要把手头那些书面上弄好的材料拿着, 直接跑到商会秘书处的办公地点去。不过这个办公地点具体是哪一个, 得去看他们的官网上写的公示地址是什么。到了地方以后, 你就把这些材料当面交给在那个地方值班的那个秘书处的人。只要完成了一个登记手续, 这个事儿就算办完了。
邮寄提交, 把信件寄到商会秘书处的那个办公地点去，信封的正面, 要写明“秘书长信箱”这几个字, 建议你在里面附带上你的联系电话, 这样的话方便他们回复你。
电子邮箱是通过商会官网所公布的公共邮箱来进行使用的, 发送邮件时需要在邮件标题里面注明秘书长信箱这几个字, 然后把正文写得简明扼要一些, 再把相关的文件作为附件来处理。
受理范围
秘书长信箱主要受理以下五类事项, 这其中包括了各种类型的请求和反馈。
1. 关于商会事务咨询这个部分, 内容包含了需要查询的制度性信息, 具体来说就是会员如果要加入的话, 具体该怎么走流程以及需要满足什么条件, 再一个就是会费的标准是什么以及应该怎么去缴纳费用, 还有每年都有哪些活动的安排, 最后还包括了如果会籍想要进行变更或者是办理退会的手续等等情况。
2. 关于商会组织架构、内部管理制度、年度工作计划、品牌活动策划, 以及乡情公益项目等方面的建设性意见。
3. 会员权益保障: 这里指的是会员在参与相关活动的时候, 或者在对接资源还有使用商会服务平台这一些过程当中, 所遇到的关于权益方面的问题以及进行的投诉。
4. 乡情与资源联络, 绥宁籍的企业家们可以彼此进行产业上的对接, 不同地方的商会之间要加强联动, 还要参与到家乡做的公益项目里, 包括捐资助学这些事情。
5. 其他事项: 这指的是关于商会的章程, 还有商会所承担的那些职能, 大家如果有别的咨询问题或者反馈意见的话, 就归类到这个范围里的情况。
对于个人之间发生的民事纠纷, 我们是不予受理的。此外, 那些与商会职能完全无关、但又涉及法律诉讼或仲裁的事项, 也是不在受理范围内的。如果信息中涉及到国家秘密或者是商业机密, 我们同样不会进行处理。还有那些包含人身攻击或者含有违禁内容的东西, 也是在不受理事项里面的。
提交要求
一事要对应一封信, 其中的内容是出于客观事实的, 是真实的, 是非常具体的, 要避免让多个不同的事情混杂在一起出现的情况。
你必须要把提交者的真实姓名给注明下来, 这里头会员可以把会员编号也附带上, 同时还得提供能够有效联系到的电话号码或者是电子邮箱。
如果不使用真实姓名进行提交, 那么这种申请将不会被接受处理, 同时商会方面做出了承诺, 会对所有提交资料的人员的个人身份信息实行严格的保密措施。
如果涉及到具体的诉求的话, 那么就建议附上相关的证明材料, 当然这些材料可以是复印件也可以是照片这样的形式, 这样做的主要目的就是为了方便进行核实以及后续的处理工作。
处理流程与时限
1. 收件登记, 当秘书处收到提交的材料之后, 要在1个工作日的时间内, 把编号工作做完, 并且还要把归档工作也搞好, 这样就算完成了。
2. 收到领导的批示之后, 需要把任务分解办理给各个部门去操作。具体由秘书长来负责这个工作环节, 要在三个工作日之内完成审阅和批注。然后呢, 要去指定到底是哪个部门来承办这项事务, 或者是确定由哪一位具体的责任人来进行处理。
3. 回复反馈: 一般咨询类的情况, 会在5天工作日内给个答复；意见建议的事项, 要在10天工作日内, 把采纳的进度或者具体的处理看法给说出来。
4. 复杂事项跟踪: 如果涉及多个部门, 或者需要对外进行协调的事项, 秘书长可以适当地把处理的时间延长一点, 但是必须在之前规定的那个回复时间节点到来之前, 告诉提交的人大概什么时候能完成。
注意事项
如果同一件事情已经提交并且还在流程之中, 请千万不要再去重复提交, 可以通过登记编号来查询进度。
如果是遇到紧急的情况, 或者是碰到了重大的事项, 您可以直接拨打商会秘书处的办公电话来进行咨询, 电话号码的相关信息是以官方网站上公示的内容作为标准的, 请务必以此为准。
处理结果是通过信箱的方式进行反馈的, 这种反馈只能够给到提交人本人, 是不可以向外部公众公开的。
本规范如果和商会后续修订的制度有不一致的地方, 应该以官网最新发布的那个版本为准。
