举办一场湖南商会联谊活动的核心路径, 是由定主题、组筹备、控现场以及做收尾这四个阶段所组成的。以下的内容是按照这一标准的流程来逐步地对各位进行说明的, 这份说明供商会的负责人或者是活动执行团队的成员们来进行直接的参考并且操作的。
01前期筹备（活动前30-15天）
1. 明确主题与规模
根据商会年度工作计划确定联谊的主题, 比如像湘商共赢·年度联谊这样的名称, 要明确参会的人数以及预算的上限, 还要明确活动的时长, 这个时长通常情况下是半天或者是一天, 向商会理事会报批活动方案, 取得正式的授权。
2. 组建筹备小组
我们来安排一名总协调人, 还要分别安排一到两名人员来负责场地组、嘉宾邀请组、后勤保障组和宣传组这样的工作任务, 要把各个分工的详细内容以及对应的时间节点都确定下来, 另外建议组建一个专门用于沟通的群组, 以便每天都能够同步工作中的进度情况。
3. 场地与档期确认
第一步, 要在长沙市内挑选酒店宴会厅或者会议中心, 选的地方得交通方便, 还能容纳我们想要的人数。第二步, 要提前十五天把档期定死, 并且支付定金。第三步, 要同步确认餐饮标准, 餐饮以湘菜特色为主, 同时也要照顾外地会员的口味。第四步, 要确认音响灯光和投影设备的情况。
4. 嘉宾与会员通知
在活动开始之前的十天的时候, 要把包含有时间、地点信息以及着装要求和活动议程内容在内的正式邀请函发出去。然后在距离活动开始还有三天的时候, 通过电话或者微信的方式一个一个地跟相关人员进行确认动作, 目的是要统计出来最终的实际到场人数, 以便根据这个数字来对餐饮的供应情况和座位的安排情况进行调整。
02活动当天执行（按时间线）
现场方面必须去安排一名属于机动性质的人员, 这名人员的主要职责就是去处理那些会突然出现的各种情况, 比如说嘉宾出现迟到的现象, 或者是设备那边产生了故障, 再或者是餐饮工作出现了需要临时做出调整的状况。
03活动收尾与后续（活动后1-7天）
在24小时之内, 要把活动的照片以及简报发给商会的微信公众号和会员群。
在3天内, 要向那些出席的会员发送表示感谢的信息, 并且去收集他们对满意度的反馈。
7天内: 把财务结算的事儿做完, 把手里的场地尾款和供应商的尾款都付掉, 然后把活动的资料给归档, 这些资料包括签到表、影像还有会议纪要。
持续跟进: 要把在活动里产生出来的那些合作意向, 全部都放到商会用来对接资源的台账里面去, 然后每个月都要去跟踪一下这些事儿到底落地了没有。
04高频注意事项
在食品安全方面, 要提前确认供应商资质, 留样备查。
在活动费用的方面, 是走的是商会的对公账户的, 报销所需要用到的凭据也是齐全的。
针对应急预案, 你需要提前备好备用发电机和药品箱, 并且要搞清楚离得最近的医院的路线。
对外发布内容之前, 是要经过理事会的审核工作的；并且, 如果是涉及到企业的商誉信息的话, 是必须要由本人进行授权的。
那些各个阶段都要用到的模板文件, 还有推荐的供应商名单以及检查表什么的, 你可以去湖南商会活动管理专题页那个网址上面下载下来直接使用。这样做的效果就是能直接套用这些内容, 以此来减少筹备工作所花费的时间。
本流程依据一般商会活动组织规范整理，具体执行请结合本商会章程及当地最新要求调整。
