东莞商会年会这种活动的标准举办时间, 也就是它固定的周期, 是一年中的12月份一直到第二年的1月份。这个时间是由商会的理事会或者是会长办公会来最终确定方案, 然后由秘书处负责整体的统筹和执行工作的。
关于年会的定位问题, 我们必须说清楚, 它是年度会员总结、表彰以及部署次年工作内容的一个核心平台。这里要注意, 它不是什么普通的聚餐活动, 也不是什么简单的社交圈子聚会, 这两个概念是截然不同的。
筹备阶段（会前6至8周启动）
1. 关于确定年会的具体时间和地点, 一般情况下, 大家会把年会的日期挑在农历腊月或者公历年12月的下半个时间段。对于开会的地方, 最好是去东莞市区里面选一个地方, 这个地方得是能装下300个人到800个人的酒店宴会厅。必须要在活动开始前45天就把这个场地给定下来，并且要当场把吃饭的标准确认清楚。
2. 在形成年度议程的时候, 理事会需要提前3周召开专题会议, 用来审定以下这些内容, 包括年度工作总结报告、财务收支审计结果、下年度工作计划与预算、表彰名单（比如优秀企业家、突出贡献会员等）, 还有新增会员入会仪式。
3. 在专项分工方面, 秘书处下面设了三个小组。这三个小组分别是会务组、宣传组和后勤组。其中, 会务组负责场地、餐饮和签到工作。宣传组负责海报、视频以及媒体邀约工作。后勤组则负责交通、安保和物料工作。每个组的组长要在开会前两星期完成对接和确认。
4. 这是给会员的一份通知, 按照这个计划, 在开会前的三个星期之内, 要把电子形式的邀请函发到全体会员的手里, 这份里头要写清楚开会的准确时间、具体的地点是什么、参加的人需要怎么穿着打扮、以及大会的整体安排都有哪些内容；然后再等到会前还剩下一个星期的时候, 要用打电话的方式或者发微信聊天的方式, 再跟大伙儿做第二轮的确认操作, 通过这个方法, 去统计清楚到底有多少人最后真的来参加会议。
现场议程（标准时长2.5至3小时）
关键注意事项
在年会当中, 只要涉及到财务公开的部分, 那么就必须要严格地按照《社会团体登记管理条例》还有商会章程里面的规定来执行, 并且审计报告必须由那些具备专业资质的第三方机构来进行出具。
从规模来看, 东莞各大商会的会员数量存在着比较大的差距。有的行业分会也就几十个人, 有的综合商会则有几百人。因为存在这种差异, 所以具体的场地安排和会议议程都得跟着调整才行。我们不能直接拿一个现成的、统一的模板往所有商会身上套用, 那样是不合适的。
涉及会员姓名、企业的表彰信息, 如果包括企业名称在内, 必须先取得本人的书面确认, 或者获得企业的书面确认后, 才能用于公开使用。宣传口径要按这个办法来执行。
在制定应急预案的过程中, 应该在会议召开之前确认好医疗急救措施以及消防通道的情况还有停电时候的备用方案, 如果举办的是大型场次的话, 那么建议安排的人员数量不要少于4名安保人员来进行工作。
常见疑难
这个问题就是想要去弄清楚, 那些没有加入这个商会的人, 他们能不能被邀请来参加。
针对年会开放对象这个问题, 原则上来说, 年会是面向本商会的注册会员开放的。对于那些确实有需要去邀请的外部嘉宾, 比如说政府领导也好, 合作商会代表也好, 这部分情况需要由会长或者秘书长来签发邀请函, 而且这些外部嘉宾的人数是不超过参会会员总数的百分之十的。
关于年会的费用这个问题, 具体的承担方式是怎么进行解决的。
在回答这个问题的时候, 年会经费是直接列入到商会的年度预算之中的, 而这个经费的来源是由会员缴纳的会费以及理事会进行的专项拨款来覆盖的, 所以这个情况下是绝对不可以向那些参会的会员去另行收取费用的。
关于把年终聚会调整成为以商业吸引投资为目的的推荐活动这样的事情, 是否可以?
年会的主体议程是商会事务, 如果确实需要安排商业推介这类内容的话, 那么必须要把时间控制在十五分钟以内, 并且不能以强制参会作为一个条件来要求大家参加, 这样做的话就必须要符合《广告法》以及商会章程里面的那些规定才行。
上面这些东西就是东莞商会年会要进行的正常步骤和做事的规矩, 其他的各个商会在实际去操作的时候, 可以根据自己的商会大小还有当年的活动主题来稍微变通一下, 但是章程里面定好的那些必须要做的环节, 像要把钱的事情给大家看清楚, 让理事会投票决定这些事情, 还要保证会员们都知道情况这些关键点, 是一定要保留下来的, 不能缺掉。
