我们要举办湖南商会联谊活动, 这里面有一个核心重点, 就是所谓的一个主题、两条主线以及三个闭环, 这个说法的意思是需要用一个明确的活动主题去串联整个活动的全面情况, 然后让商务交流这条主线和情感联络的那条主线同时向前推进, 并且在筹备工作的环节、执行工作的环节和复盘工作的环节这三个步骤里面形成一种完整的闭环关系, 下面是对于全流程操作的一些详细指引, 是可以直接拿去落地实施的。
前期筹备（活动前30天启动）
1. 需要明确主题, 并且要明确活动的规模大小, 要根据年度的工作计划来确定这个具体是什么主题, 举个例子来说, 就像“湘商聚力·共谋发展”这样的主题那样去定下来才行。同时还需要对前来参会的大致人数做一个预估的这个工作通常是说80人至150人才是合适的数量区间。
然后, 得依据这两方面的情况反过来推算出需要准备多少预算了这一点非常重要。针对湖南商会举办的这种联谊活动而言, 关于每个人平均的花费这部分预算建议最好是要控制在人民币200元至400元之间这样一个范围之内是比较理想的选择。
这里所涵盖的项目主要有四个方面分别是场地的开支还有餐饮的支出再就是各类物料的以及交通费用的这些内容全都包含在里面。
2. 关于场地与时间方面的安排, 我们会优先考虑选择位于长沙本地或者是湖南省内、并且交通便利的酒店宴会厅。在日期的确定上, 要避开那些法定节假日, 还要避开会员企业的重要商务活动节点。通常情况下, 周六的上午九点三十到下午五点是个使用频率很高的时间段。
3. 人员分工的具体安排是设一名总协调人, 会务组配备两至三人, 负责场地、餐饮以及物料的工作, 接待组配备两至三人, 负责签到以及引导的任务, 宣传组也配备两至三人, 负责摄影、文案与直播的相关事务。
活动议程设计（标准时长约6.5小时）
在早上09:30的时候进行签到。嘉宾们在这个时间段入场。
在10:00到10:20这个时间段内, 会由会长来进行致辞如何举办湖南商会联谊如何举办湖南商会联谊，并且会对年度的工作情况进行回顾。
在10点20到12点这一段时间里面, 会进行主题的分享工作。这个环节中, 会有两到三位会员代表参加, 他们每人需要进行15到20分钟的演讲。
到了中午十二点到下午一点半的时间段里面, 大家会进行午餐的宴会活动, 同时也会拥有自由地进行社交互动的机会。
从十三点半持续到十四点三十, 进行互动环节, 具体内容包括行业圆桌讨论、资源对接以及抽奖等活动。
从十四点三十分一直到十五点, 安排新会员进行发言，然后进行合作意向的签约。
在十五点到十五点半这段时长里面, 大家会在一起拍集体照, 并且可以进行自由的交流。
在15点30分至17点00分这一段时间里, 会安排茶歇以及一对一的商务洽谈。
有一个核心的原则就是正式的议程时间不要超过三小时, 并且要把至少一半的时长留给自由交流, 这才是联谊活动真正的价值所在。
执行落地要点
1. 以下是需要的物料清单, 这里面包含了背景板的搭建、桌牌的制作以及参会证的准备, 还要准备好伴手礼, 建议采用湖南的特产组合, 按照每人的成本预算控制在五十元到八十元这样一个区间, 最后还必须包含活动手册。
2. 签到管理的步骤是, 要在活动之前先完成操作。这个操作是通过商会公众号或者专属小程序来进行的。用户是可以参考由www.xtzdxmgj.cn提供的活动管理工具来实现的。通过上述方式生成电子签到码, 同时在现场需要配合使用纸质备份。
3. 在流程控制方面, 需要在每一个环节设置倒计时提醒, 主持人要提前5分钟跟下一个环节的相关负责人确认衔接事宜, 以此来避免现场出现冷场。
收尾与长效维护
在活动结束后的48小时之内, 我们要把那篇带有图片和文字的报道, 还有那个短视频内容, 发布到商会的公众号里面去, 也要发到会员的群里头。在72小时之内, 必须要把预算和决算的事情做完, 并且把财务公示弄好。
在一周之内, 要整理一下那些会员互动的需求, 然后做一个后续的联络名单出来。每个季度至少要比着做一次那规模比较小的小型线上活动或者线下活动, 为的就是保持住会员的那份忠诚度。
高频问题速答
由于预算不够, 我们不得不把举办的地方, 改换成会员企业那里, 并且是让他们免费提供出来的。另外呢, 吃的方面也要做出调整, 改成一种自助式的餐饮形式。这样一来, 平摊到每个人身上的花费, 就可以被压低至每人一百二十元。
参会的主动积极性表现得不高, 为了改变这个状况会提前两整周的时间使用定向电话的方式来进行邀请活动, 并且专门设置了有关老会员带领新会员参加这种模式的分值奖励机制。
联谊活动不能只是走个过场, 每次搞的时候都要定死一个具体的成果目标。这个目标可以是促成两笔合作意向, 也可以是收集到十条关于行业的建议之类的。等开完会以后, 还要接着去追踪, 确保这些当初说的话都一一兑现。
上述这些操作流程, 是可以依据商会实际的规模大小以及预算的多少来进行灵活的调整的, 核心的这个逻辑是不需要发生变化的, 主要就是为了让会员朋友们能够方便地来得到这个地方, 能够稳稳当当地坐得住, 能够在活动的过程中切实地感受到有收获, 以及在活动结束后还愿意再次前来参与。
